Les problèmes de périphériques d’impression peuvent avoir un impact significatif sur la productivité de votre environnement de travail et laisser votre équipe frustrée. Que vous le vouliez ou non, même les meilleures imprimantes finissent par cesser de fonctionner au maximum de leur potentiel.
Qu’il s’agisse d’un ralentissement de votre imprimante, d’erreurs constantes ou d’un refus pur et simple de fonctionner, vous devez prendre des décisions. Dans ce cas, comment savoir si la réparation ou le remplacement de l’imprimante est la meilleure solution ?
Il existe quelques facteurs à garder à l’esprit lorsque vous décidez de remplacer ou de réparer votre périphérique d’impression :
- L’âge de l’appareil
- Volume de la durée de vie de l’appareil
- Coût par page
- Coût de la main-d’œuvre pour la réparation
1. Âge du périphérique d’impression
Lorsque vous examinez l’âge de l’appareil, tenez compte de la date de sortie du modèle et pas seulement de la date à laquelle vous l’avez acheté pour votre environnement de travail. Par exemple, si vous avez une imprimante depuis cinq ans mais que le modèle a été mis sur le marché deux ans auparavant, cela peut avoir un impact sur sa durée de vie prévue et sur l’accessibilité des pièces. Si un appareil a plus de sept ans d’âge, il est préférable de le remplacer pour plusieurs raisons.
Premièrement, les pièces de rechange deviennent très difficiles à trouver. Si vous avez la chance de trouver ce dont vous avez besoin, les pièces peuvent être chères à l’achat. Ensuite, il se peut que votre appareil ne prenne plus en charge les dernières mises à jour du micrologiciel, ce qui peut ralentir considérablement les performances.
Cela ressemble à la façon dont un téléphone portable ou un ordinateur portable ne peut plus prendre en charge les mises à niveau logicielles lorsqu’ils vieillissent et que de nouveaux modèles sont commercialisés. Enfin, il peut y avoir de nouvelles fonctionnalités qui n’étaient pas disponibles auparavant, mais qui peuvent rendre utile de dépenser un peu plus d’argent pour un remplacement.
Par exemple, si votre modèle actuel a un faible nombre de pages par minute (ppm) ou ne prend pas en charge l’impression recto-verso ou sans fil, il existe peut-être un modèle plus récent qui contient ces fonctions et qui rendrait votre environnement de travail plus efficace pour un coût légèrement supérieur à celui de la réparation.
2. Volume de la durée de vie de l’appareil
Le deuxième facteur à prendre en compte pour décider entre la réparation et le remplacement est le volume de la durée de vie de l’appareil. L’impression d’une page de configuration de l’appareil devrait vous permettre de visualiser le volume de la durée de vie, comme vous le feriez pour le kilométrage total d’une voiture. Même un appareil neuf peut » griller » rapidement s’il a été utilisé au-delà du volume mensuel recommandé par le fabricant.
Remarque : le volume mensuel recommandé doit toujours être le chiffre pris en compte pour trouver l’imprimante la mieux adaptée à votre environnement.)
Le cycle d’utilisation vous indique ce que l’appareil est capable de faire à son maximum, mais ne constitue pas une moyenne saine pour l’appareil. Encore une fois, si l’on prend l’exemple d’une voiture, ce n’est pas parce que votre voiture PEUT rouler à 120 mph qu’elle DEVRAIT rouler à cette vitesse en permanence.
Une bonne règle de base consiste à multiplier le volume mensuel recommandé par 84. 84 représente douze mois par an pendant sept ans. Si le nombre de pages de votre appareil est supérieur à ce chiffre, il est préférable de le remplacer.
3. Quel est le coût par page ?
Si vous faites déjà appel à un fournisseur de services d’impression gérés, votre coût par page devrait figurer dans votre contrat/accord MPS le plus récent. Si votre appareil est un modèle plus ancien, il peut être intéressant de discuter de la possibilité de remplacer l’appareil pour réduire le coût par page de votre contrat, en particulier s’il s’agit d’un tarif mixte pour plusieurs marques et modèles.
Si vous ne faites pas appel à un fournisseur de services d’impression gérés, vous pouvez calculer le coût par page en divisant le coût d’une cartouche de toner par le nombre de pages que vous avez pu imprimer avant de devoir la remplacer. Exemple : La cartouche de toner que vous avez achetée au magasin de fournitures de bureau a coûté 38 $. Après environ trois mois et 1 583 pages, elle doit être remplacée. 38.00/1583 = .024. Votre coût par page est de 0,024, soit environ 2,5 cents par page.
Un modèle plus récent prend souvent en charge une cartouche de toner de plus grande capacité ou nécessite des cartouches de toner moins chères, ce qui vous permet de réaliser des économies sur vos dépenses d’impression globales. Vous pouvez ensuite déterminer combien de temps il faudra pour que l’argent que vous avez économisé sur votre facture mensuelle justifie l’achat d’un nouvel appareil (ou votre retour sur investissement).
4. Coût de la main-d’œuvre pour les réparations
Si certaines réparations peuvent être effectuées sur place une fois les pièces appropriées obtenues, d’autres nécessiteront l’assistance d’un technicien de service d’impression géré. Il est toujours utile de demander un devis à l’avance si votre entreprise n’est pas déjà établie avec un partenaire de gestion d’impression.
Lorsque les coûts de main-d’œuvre sont impliqués, la facture de la réparation peut rapidement monter en flèche. Comparez le coût total des pièces de rechange et de la main-d’œuvre au coût d’un nouvel appareil avant de décider si le remplacement de l’appareil est la meilleure solution.
5. Assistance pour la réparation et le remplacement d’imprimantes
L’équipe de Techinclic peut vous aider à prendre la meilleure décision pour votre environnement de travail et votre budget, et vous fournir des services de réparation imprimante rapides en île de France, efficaces et rentables.
